Notion Office Hours: Tiago Forte
Тиаго пригласили рассказать об организации работы над своим блогом. Он также рассказал о разделении организационной и креативной деятельности, философии создания систем и используемых инструментах.
Философия
Тиаго рассказывает про свою систему работы над блогом. Любая система проектируется под решение определенных проблем. Часто мы стараемся придумать лучшее решение. Но у идеальной системы есть цена. Сложная структура требует ресурсов на создание, поддержку и работу с ней. Поэтому структурируй ровно настолько, чтобы можно было эффективно решать свои задачи. Тестируй разные подходы. Проводи эксперименты. Оставляй полезные методы и выбрасывай вредные.
Ты не найдешь системность в приложениях. И ни один ассистент не организует тебя больше, чем организован ты сам. У тебя у самого должна быть выработанная система работы в которую ты будешь интегрировать различные инструменты. Бери от приложений только тот функционал, который тебе нужен. В этом тебе поможет методология PARA.
В системе важна наглядность. Список процессов поможет прикинуть сколько времени ты на них тратишь. Описав их, ты поймешь какие процессы неэффективны. И описанный процесс проще выполнить или делегировать. Notion отлично подходит для описания процессов и процедур.
В Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less (реферальная ссылка) описаны методы, как сделать систему прозрачной. Ключевая идея - вся работа подчининена какой-то системе. И эта система идеально подходит для создания того, что она производит. Если после работы ты измучен и постоянно в стрессе, значит твоя работа производит стресс и муки. Подробнее можно почитать в книге.
Существует заблуждение - невозможно вести спокойную жизнь и вести большой бизнес в одиночку. На самом деле, размер бизнеса и уровень комфорта в жизни - это два разных измерения и их можно сочетать. Мы можем повторить успех предпринимателей, работающих в одиночку, которые богаты и имеют большое влияние. Каждый из нас - всегда компания из одного человека. Даже если мы работаем по найму. Подробнее можно прочитать в книгах The Million-Dollar, One-Person Business: Make Great Money. Work the Way You Like. Have the Life You Want. (реферальная ссылка) и Company of One: Why Staying Small Is the Next Big Thing for Business (реферальная ссылка).
Расписание
В основе креативности лежит организованность. Ты можешь вести себя спонтанно, только если в твоей жизни есть определенный уровень предсказуемости. Тиаго разделяет состояния полной организованности и полной спонтанности. Он выделяет под креативную работу вторник и четверг. В понедельник, среду и пятницу проводит звонки, встречи и все что имеет привязку ко времени.
В организационные дни Тиаго разбирает задачи на регулярном ревью. Оно занимает 1-2 часа. Проводя ревью, Тиаго переходит из состояния полного хаоса в делах до полного понимания ситуации.
Креативные идеи могут накапливаться в течение нескольких дней, из разных источников, статей, карточек, твитов, книг. Информация накапливается и во вторник или четверг происходит прорыв. В начале креативного дня Тиаго открывает карточку или заготовку текста. И работает над ней целый день.
Иногда, в креативные дни появляются организационные задачи. Для Тиаго это не беда. Часто организационные и креативные задачи дополняют друг друга, так как у них схожие цели - создание контента.
В процессах часто будут появляться исключения. Адаптируйся.
Регулярное ревью
Чек-лист Тиаго
1. Clear email inbox
2. Check calendar (-2/+4 weeks)
3. Clear physical inbox/notebook
4. Clear computer desktop/downloads
5. YNAB budget review
6. Process Evernote inbox
7. Prioritize and file new open loops*
8. Review Waiting For list followup
9. Review Gphotos for images
10. Choose Today tasks
* Open loop - отвлекающие мысли, о которых ты постоянно думаешь. Термин из GTD. Например, “через полгода защита диплома, надо что-то делать”.
В голове может крутиться мысль “Может другая задача сейчас важнее?". Это говорит внутренний критик. Если мы убедим его, что у нас есть хороший план, то он угомонится. Тиаго проводит ревью как раз с этой целью - приоритезировать, выделить то, что важно сейчас.
Тиаго проводит ревью по мере необходимости. Зависит от активных проектов. Когда понятны фокус и задачи на ближайшие несколько недель, частые ревью мешают. Бывает и обратная ситуация, что планы меняются ежедневно, тогда и ревью проходит ежедневно.
Ревью нужно для сортировки входящей информации и задач по «корзинам». Входящие быстро накапливаются, если им некуда деваться. Поэтому регулярно проверяйте свои «корзины» и актуализируйте их содержимое.
При регулярном ревью может показаться, что некоторые задачи бесконечно откладываются. Это действительно так, и это хорошо. Потому что они откладываются ровно до тех пор, когда их нужно будет сделать.
Во время ревью ты можешь встретить задачу, которую можно выполнить за пару минут. Если это не навредит процессу ревью, то можешь ее сделать. Но если таких задач много или они большие, то оставь их выполнение на потом, ревью важнее. Выбор очень зависит от ситуации, адаптируйся под условия.
Создавая свой процесс ревью сначала добавь в него шаги, которые ты и так собираешься сделать. Подготовь чеклист, чтобы сделать ревью максимально простым и понятным. В зависимости от ситуации можно пропускать шаги или менять процесс ревью.
Инструменты
- Twitter для тестирования идей. В Twitter Тиаго пишет идеи не фильтруя. Если твит вызвал бурную реакцию, то это кандидат на проработку.
- Evernote больше подходит для быстрых хаотичных заметок. Как только они созревают, когда для них будет польза от структуры и продвинутой функциональности, то им больше подойдет Notion
- Notion. Для планирования, статусов, чеклистов, процедур и процессов.
- Google Docs. В нем легко работать совместно. Легко можно собрать обратную связь на статью.
- Плагин для публикации статей из Google Docs в Wordpress.
- Text expanders, типа Alfred. Позволяют сэкономить время при частом наборе одинаковых текстов. Например, при передаче контактов или наборе частоиспользуемых тегов. Также одинаковые сокращения удобно использовать в разных приложениях для тегирования.
- Things. Тиаго проставляет теги в название задач, что облегчает ввод и поиск по задачам.
- Для хранения бинарных файлов Тиаго использует Dropbox. Чтобы сохранить удобную структуру директорий на компьютере Тиаго создает символьные ссылки (symlinks) внутрь Dropbox’а, а не переносит папки.
- Google Photos. Сначала все фотографии сохраняются в личный аккаунт. Фотографии для креативной работы Тиаго переносит в Evernote, к остальной информации. Фотографии связанные с бизнесом Тиаго переносит в корпоративный аккаунт Google через функцию share.
- Заучите и используйте комбинации клавиш (shortcut) для своих инструментов. Они вам помогут упростить и ускорить работу.
Процесс создания контента
Раньше процесс был распределен по нескольким инструментам. Сейчас Тиаго собрал всё на одной доске в Notion. Процесс проработки статьи состоит из этапов:
Ideas => Notes => Outlines => Drafts => Posts => Emailed => Archive
На доску попадают идеи, прошедшие проверку, что идея хороша. Например, получили резонанс в Twitter’е. На доске есть карточки про платный, промо и бесплатный контент. Всё проходит по одному процессу. План на неделю у Тиаго - продвинуть 2-3 карточки до завершения.
До перехода в Notion было неочевидно как много идей и статей находится в работе. Теперь всё можно увидеть в одном месте. Становятся очевидны пересечения между карточками. Стало легко объединять посты и анонсировать их вместе. Карточки, в которых записаны противоположные доводы, теперь можно использовать в статьях как аргументы «за» и «против».
Тиаго пока использует стандартные шаблоны, без кастомизации и дополнительной функциональности. Он пробует разные подходы, пытается понять, какие процессы и процедуры наиболее удобно вести в Notion.
Запуск курсов Тиаго немного отличаются друг от друга. В Notion можно легко поменять элементы местами. Страницу курса легко адаптировать под ситуацию. Через Notion можно объединять разные инструменты. Например, в карточки можно копировать ссылки на Evernote.
P.S.
Заинтересованные в практиках Тиаго Форте могут пройти его курсы по самоорганизации и управлению знаниями: